El proceso de acreditación para compañías mineras e industriales es una etapa necesaria antes del inicio de cualquier obra en donde se busca mejorar la productividad. Para acreditarse, las empresas contratistas deben cumplir con diversos requisitos y presentar una gran cantidad de documentos, dependiendo de la empresa mandante y del proyecto en sí.
Estos requisitos deben ser organizados y entregados en una carpeta de arranque, la cual contiene una serie de documentos, formatos e información base para iniciar el estándar de solicitud y autorización de trabajos. Algunos de estos documentos son:
- Contrato de trabajo u orden de servicios
- Contratos de trabajos de los trabajadores
- Certificado de antecedentes de los trabajadores
- Hoja de vida de trabajadores
- Obligación de informar a trabajadores (ODI)
- Registro de entrega de reglamento interno a trabajadores
- Matriz de riesgos
- Fotocopia de licencia municipal de conductores y operadores de equipos
- Programa de mantención de herramientas y equipos
- Organigrama de la empresa
- Procedimientos de trabajo (revisados, actualizados, difundidos y evaluados por supervisores)
- Programas personalizados de Prevención de Riesgos
- Entre otros documentos importantes
Problemas internos en el proceso de acreditación
Durante esta recolección de información, las contratistas pueden encontrarse con algunas complicaciones o problemáticas, haciendo que el proceso se haga más complejo:
- Definir la documentación: El mandante debe entregar una solicitud clara, mientras que la contratista debe completar toda la información para su evaluación. Sin embargo, debido a la cantidad de documentos, pueden presentarse confusiones o inconvenientes, haciendo que al final falte información.
- Jornadas de trabajo: Muchas veces estas no coinciden con la inspección de trabajo o no están autorizadas.
- ODI (Obligación de Informar): Esta información es fundamental para la acreditación del contrato, por lo que es necesario conocer los datos y el cargo de los trabajadores involucrados. El proceso lleva tiempo, en relación a la cantidad de personas y cada ODI debe coincidir perfectamente con el cargo. Se presentan desafíos cuando la documentación de los trabajadores está desactualizada; por ejemplo, el carnet de identidad, certificado de antecedentes o licencias de conducir.
- Matriz de Riesgo: La matriz IPER entregada por el mandante debe ser llenada y revisada detalladamente según el formato solicitado, por lo que cualquier error retrasaría el proceso.
- Carta de inicio de actividades: Existen algunos problemas y errores comunes en la carta de inicio de actividades, principalmente en el tipo de redacción utilizada o la falta de formalidad.
Las empresas contratistas pueden enfrentar estas y otras dificultades de gestión interna para llevar a cabo de manera eficiente los procesos de recolección, coordinación y presentación de carpetas de arranque a las acreditadoras.
Problemas externos
De manera externa, puede convertirse en una problemática el tiempo de respuesta de la empresa mandante, especialmente si la información enviada está incompleta o tiene errores que deben ser corregidos obligatoriamente. Estos procesos de acreditación son poco flexibles para permitir correcciones, por lo que muchas veces se debe repetir nuevamente cada procedimiento.
Para evitar este tipo de inconvenientes, es importante contar con ayuda de especialistas que se encarguen específica y detalladamente de la organización de las carpetas. Así se logra que el proceso de acreditación sea exitoso.
